Euer perfektes Zeitmanagement – wenn’s mal stressig wird

Kennt ihr das auch? In eurem Browser habt ihr 20 Tabs geöffnet, im Postfach stapeln sich E-Mails im zweistelligen Bereich und ständig kommen neue hinzu. Seitliche Slide-Ins informieren über neue Whatsapp- und Skype-Nachrichten. Wenn jetzt noch das Telefon klingelt, ist es mit der Arbeitseffizienz vorbei. Denn wer versucht, fünf Dinge gleichzeitig zu erledigen, arbeitet unkonzentriert und wenig effektiv.

Deshalb möchte ich euch heute meine persönlichen Tipps zu einem optimalen Zeitmanagement nahelegen. So steigert ihr eure Produktivität und erreicht mit weniger Aufwand mehr Leistung, verbessert eure Entscheidungsfähigkeit, reduziert Stress und werdet letztendlich in eurer Karriere erfolgreicher. Denn der Arbeitstag hat für uns alle in der Regel nur acht Stunden, und diese sollten gut genutzt werden.

Aber denkt dran: Jeder ist anders. Dies sind die Zeitmanagementtechniken, die ich in meinem Leben als nützlich erachte, aber sie sind vielleicht nicht für jeden das Richtige. Übernehmt nur das, was für euch passt.

Wenn ihr euer eigenes Zeitmanagement-Regelwerk schreibt, werdet ihr feststellen, dass es an einem Tag wirklich genug Stunden für alles gibt, was ihr tun möchtet.

1. Erstellt euch morgens eine To-do-Liste

Was ist heute zu erledigen, was ist besonders dringend? Gibt es feste Termine, Telefonate oder Deadlines, die eingehalten werden sollen? Erstellt euch gleich morgens bei einem Kaffee auf einem leeren Blatt Papier eine kurze Liste. Ich liebe es, einzelne Punkte anschließend mit einem Lineal durchzustreichen, sobald sie erledigt sind. Das hält euch auch vor Augen, was ihr schon geschafft habt und motiviert für weitere Aufgaben.

Ich gehe oft die Aufgaben und meinen Tagesablauf bereits auf dem Weg in die Arbeit durch. Überlege mir auf dem Arbeitsweg, wie ich mit verschiedenen Situationen oder Aufgaben umgehen werde. So entsteht ein fester Tagesplan und es fällt euch leichter, euer Zeitmanagement im Blick zu haben und Aufgaben termingerecht zu erledigen.

2. Koordinieren und Delegieren

Ihr müsst nicht alles selbst machen. Oft ist es viel effektiver, wenn jedes Teammitglied eine feste Aufgabe hat und nicht mehrere Personen am gleichen Problem arbeiten. In einem Projekt kann es außerdem zu erheblichen Unsicherheiten kommen, wenn Aufgaben nicht ordnungsgemäß koordiniert werden.

Mein Tipp: Lasst immer eine Person eine To-do-Liste pflegen und diese anschließend an das gesamte Team senden. Auf diese Weise weiß jeder, was er vom anderen erwarten kann.

3. Prioritäten setzen

Setzt euch bestenfalls nur drei Ziele pro Tag und versucht, diese einzuhalten. Dabei solltet ihr maximal sechs Stunden pro Tag aufwenden, um diese drei Ziele tatsächlich zu erreichen. Die verbleibende Zeit könnt ihr dann für kleinere Aufgaben oder Aktivitäten verwenden.

Zu wissen, wie ihr eure Arbeit priorisieren könnt, ist eine wesentliche Technik des Zeitmanagements. Projekte, ob klein oder groß, benötigen klare Prioritäten.

Ihr könnt dafür den Produktivitäts-Hack namens „Eisenhower Matrix“ verwenden, wenn ihr möchtet.

4. Ablenkungen beseitigen

Ablenkungen beeinträchtigen unsere Produktivität und unseren Fokus. Wenn ihr den Fokus verliert, kann es doppelt so lange dauern, bis ihr wieder in den Groove gelangt. Eine halbe Stunde, in der ihr euch vollständig auf eine Aufgabe konzentriert, ist produktiver, als zwei Stunden, in denen zwischen Aufgaben gewechselt wird. Vermeidet deshalb jegliche Ablenkungen von der Arbeit.

• Deaktiviert alle Benachrichtigungen auf dem Telefon, Computer und Tablet.
• Arbeitet mit Kopfhörern.
• Deaktiviert euer WLAN, wenn für die Aufgabe keine Internetverbindung erforderlich ist.
• Schaltet alle Messenger und Chats auf stumm.
• Verwendet auf ähnliche Weise die Inbox-Pause, um nicht mit neuen E-Mails überflutet zu werden.
• Wenn ihr ein Büro habt, dann schließt die Tür.

5. Das richtige Arbeitsmaterial

 

Unterschätzt niemals die Relevanz der richtigen Ausrüstung. Ein Kugelschreiber, der gut in der Hand liegt, ein Filzschreiber, ein Lineal, ein schönes Notizbuch im richtigen Format. All das, was ihr persönlich braucht, um optimal arbeiten zu können. Prüft, ob euch etwas fehlt. Benötigt ihr ein Headset, fragt eueren Vorgesetzten danach. Auf lange Sicht ist es für jedes Unternehmen profitabel, wenn Mitarbeiter ein optimales Arbeitsumfeld besitzen und mit den bestmöglichen Instrumenten ausgestattet sind. Beim Kauf des Office-Materials könnt ihr mit unseren Office Partner Gutscheinen oder Office Discount Gutscheinen super sparen.

Ich möchte meinen Artikel mit einem Zitat von Benjamin Disraeli schließen:

„Das Geheimnis des Erfolgs ist die Beständigkeit des Ziels.“